Vigtigheden i preboarding & onboarding (DK)

blog

Simon Dragsbæk

I am a young developer with high ambitions for the work I do, and passionate about moving the web forward. I want to build web applications that run equally good on all devices and have all the information that they need and cuts away the bullshit.

2017-05-04 | Simon Dragsbæk

Lad mig først definere ordet onboarding for at preboarding giver mening.

Onboarding, også kendt som organisatorisk socialisering, refererer til den mekanisme, hvorigennem nye medarbejdere tilegner sig den nødvendige viden, færdigheder og adfærd for at blive effektive organisatoriske medlemmer.

Det er altså de aktiviteter, der finder sted i en nyansat medarbejders første tid, der har til formål at give medarbejderen den viden og de redskaber, han eller hun har brug for for at kunne udfylde sin rolle.

Preboarding er de aktiviteter, der ligger forud for den nyansatte medarbejders første dag på jobbet. Altså fra det øjeblik der bliver skrevet under på ansættelseskontrakten til den første dag på jobbet. Aktiviteterne har samme formål som selve onboardingen.

Hvordan preboarder og onboarder man rigtigt?

En god preboarding og onboarding handler ikke kun om, at der er en buket blomster på bordet første dag, en computer, et sted at sidde, og at man har læst personalehåndbogen.

En effektiv preboarding og onboarding er langt mere. Det er en proces, der sikrer fastholdelse, produktivitet og engagement.

Dette skal sikres i de 4 faser, der er i processen, preboarding og onboarding, som alle nye medarbejdere skal igennem:

  1. Forberedelsesfasen - Historie og værdier
  2. Formningsfasen - Kultur og regler
  3. Forbindelsesfasen - Netværk og samarbejde
  4. Udfoldelsesfasen - Mestring

En måde, hvorpå man som arbejdsgiver kan sikre en god boarding af nye medarbejdere, er at designe et program for processen, der skal afspejle HVORFOR, HVORDAN og HVAD. Her gælder det om, at få den nye medarbejder til at se hvorfor lige netop han eller hun er blevet valgt. Hvordan og hvad han eller hun kan bidrage med. Og hvordan han eller hun kan se sig selv i virksomhedens værdisæt og kultur.

De fleste virksomheder er gode til at fortælle, hvad de kan og vil. Det forventes, at den nye medarbejder tilpasser sig virksomheden. Alt omhandler virksomheden. Men er det ikke snarere den nye medarbejder, det handler om, når vi taler om boarding? Her kunne man som arbejdsgiver fortælle, hvordan virksomheden kan tilpasse sig den nye medarbejder!?! (Steve Jobs-tanken)

Hvorfor preboarding og onboarding?

En europæisk undersøgelse har vist, at 25% af alle nyansatte stopper, inden der er gået et år. 22% stopper indenfor 45 dage. 4% møder aldrig op efter den første dag. Det er nedslående data. Det koster en virksomhed ca. 18 måneders løn (svarende til medarbejderens løn), hvis en nyansat stopper, inden der er gået et år.

Alene ud fra de tal er det indlysende at se, at det godt kan betale sig at bruge nogle ressourcer på et godt boarding forløb, så engagement, motivation og fastholdelse kan sikres.

Jeg mener, at preboarding delen har en altafgørende betydning for hele oplevelsen af onboardingen for den nye medarbejder. Man har som arbejdsgiver en fornem opgave allerede den dag, ansættelseskontrakten bliver underskrevet. Den nye medarbejder er topmotiveret og glæder sig til at begynde i sin nye rolle. Imidlertid kan perioden fra, at kontrakten er underskrevet, det forrige arbejdsforhold er blevet opsagt, til man rent faktisk skal begynde på sit nye job, forekomme lang og kan derfor medføre en følelse af usikkerhed hos den nye medarbejder.

Følelsen af at man ikke rigtigt hører til nogle steder – hverken i det forrige job eller i det nye, kan øge risikoen for stress. Store forandringer i livet som et jobskifte kan være, kan rykke ved vores tryghedsfornemmelse og give stresslignende signaler. Spørgsmål så som ’hvad forventes der af mig’, ’bliver jeg en succes’, ’kan de andre lide mig’, ’passer jeg ind’ er alle faktorer, der kan give anledning til disse signaler. Hvis man så intet hører fra sit nye arbejdssted i perioden (fra kontrakten er underskrevet til første dag på jobbet), kan man risikere, at den nye medarbejder begynder at så tvivl om sin beslutning og sit værd, og engagement og motivation vil som følge heraf dale.

Det at boarde en ny medarbejder handler altså for arbejdsgiveren om at fastholde den gode følelse, som man som ny medarbejder selvfølgelig har, i det øjeblik man skriver under på et nyt job eventyr.

Et godt preboarding og onboarding program skal derfor også designes til at reducere stressniveauet hos den nye medarbejder udover at sikre fastholdelse, produktivitet, engagement og motivation.

Det handler om at få skabt følelsen af at passe med virksomhedens kultur, at kende nogen, at mestre jobbet, at minimere risikoen for at lave fejl og at kunne bidrage. En kompleks balancegang for virksomhed og medarbejder. Her er det yderst vigtigt, at der løbende foretages en forventningsafstemning mellem de to parter – virksomhed og medarbejder.

Vi må heller ikke glemme, at et gennemarbejdet boarding program rent faktisk også letter byrden for de eksisterende medarbejdere. Det skulle gerne blive mindre tidskrævende at få en ny kollega ombord.

Man må heller ikke glemme Time to Performance – den tid der går fra det øjeblik, han eller hun starter i virksomheden, til han eller hun skaber værdi for virksomheden – Break-even. Typisk går der 6 måneder. Denne tid kan med fordel afkortes ved at have et godt preboarding program. Det er en win-win situation for arbejdsgiver og medarbejder – virksomheden får hurtigere ’valuta for pengene’, og medarbejderen får en følelse af at skabe værdi (=> højt engagement + motivation).

Et gennemarbejdet preboarding og onboarding program vil uden tvivl skabe succes for både arbejdsgiver og medarbejder – Det er for dyrt at lade være set ud fra menneskelige og økonomiske perspektiver!

You may also be interested in...

Not sure what introdus can do for you?

Request a free personalised demonstration